Как хранить документы по маркировке и не потерять их

Работа с маркированными товарами — это не только наклеивание кодов. Это целый документооборот, который нужно правильно организовать и сохранить. Потеря документов может обернуться штрафами и проблемами с контролирующими органами.

Какие документы нужно хранить

Система «Честный Знак» генерирует множество документов на каждом этапе работы с товаром. Вот основные категории, которые обязательно архивировать:

• Документы на получение кодов — заявки, уведомления о выпуске, реестры полученных кодов
• Производственные документы — акты о нанесении маркировки, отчёты о браке кодов
• Документы движения товара — накладные, акты приёма-передачи, отчёты об отгрузке
• Отчётность в ГИС МТ — уведомления о вводе в оборот, списании, остатках
• Документы о выбытии — акты списания, утилизации, возврата

Каждый документ имеет свой жизненный цикл и требования к хранению. Игнорировать эти требования — прямой путь к проблемам с проверками.

Сроки хранения документов

Законодательство устанавливает минимальные сроки хранения документов по маркировке. Общее правило — не менее пяти лет с момента создания документа, но есть нюансы:

Документы учёта маркированных товаров хранятся весь период обращения товара плюс пять лет после его полного выбытия из оборота.

Отчёты в ГИС МТ рекомендуется хранить не менее трёх лет, но лучше придерживаться общего правила пяти лет.

Документы о нарушениях (брак кодов, списания) — обязательно пять лет, так как они могут потребоваться при разбирательствах.

На практике многие компании хранят все документы по маркировке семь лет — это даёт дополнительную страховку при проверках.

Электронное хранение: плюсы и требования

Большинство документов по маркировке изначально создаются в электронном виде, поэтому логично их так и хранить. Это экономит место и упрощает поиск нужной информации.

Преимущества электронного архива:

• Быстрый поиск по датам, номерам, контрагентам
• Защита от физического повреждения
• Возможность создания резервных копий
• Экономия офисного пространства

Требования к электронному хранению:

• Документы должны быть в неизменяемом формате (PDF/A предпочтительнее)
• Обязательно создание резервных копий на отдельных носителях
• Система должна обеспечивать целостность и подлинность документов
• Необходим контроль доступа к архиву

При работе с маркировкой товаров важно сразу настроить автоматическое сохранение всех документов из системы «Честный Знак».

Организация системы хранения

Хаотичное сохранение документов — прямой путь к их потере. Нужна чёткая система, которой будут следовать все сотрудники.

Структура папок по принципу:

• Год → Месяц → Тип документа → Товарная группа
• Или: Товарная группа → Год → Тип операции

Правила именования файлов:

• Дата в формате ГГГГ-ММ-ДД в начале имени
• Тип документа сокращённо
• Номер документа или партии
• Пример: «2024-03-15_УВО_12345_молоко.pdf»

Обязательные элементы системы:

• Журнал учёта документов с описанием и местом хранения
• Регламент работы с архивом для сотрудников
• Процедура резервного копирования
• План действий при утере документов

Резервное копирование и защита от потерь

Даже самая надёжная система может дать сбой. Поэтому резервное копирование — не роскошь, а необходимость.

Правило 3-2-1:

• 3 копии важных данных
• 2 разных типа носителей
• 1 копия в удалённом месте

Практические решения:

• Облачные хранилища с шифрованием данных
• Внешние жёсткие диски в сейфе
• Дублирование на сервере в другом офисе
• Регулярная проверка целостности архивных копий

Многие фулфилмент-операторы, включая Full-Fix, берут на себя ведение документооборота по маркировке. Это снимает с продавца головную боль по организации архива и гарантирует соблюдение всех требований.

Что делать при утере документов

Если документ всё-таки потерялся, не паникуйте. В большинстве случаев его можно восстановить:

Документы из ГИС МТ:

• Войдите в личный кабинет системы «Честный Знак»
• Найдите нужную операцию в истории
• Сформируйте документ заново или запросите дубликат

Документы от контрагентов:

• Обратитесь к поставщику или покупателю за копией
• Проверьте электронную почту — возможно, документ там
• Восстановите из учётной системы компании

Внутренние документы:

• Проверьте резервные копии
• Восстановите из данных учётной системы
• При необходимости создайте заменяющий документ с пометкой «дубликат»

Главное — действовать быстро и документировать факт утери для объяснения контролирующим органам.

Правильная организация хранения документов по маркировке — это инвестиция в спокойствие вашего бизнеса. Потратив время на настройку системы архивации сейчас, вы сэкономите множество нервов и денег в будущем. А если процесс кажется слишком сложным, всегда можно доверить его профессионалам, которые знают все тонкости работы с маркированными товарами.